Copie certifiée conforme à l’original

Définition :

Une photocopie certifiée conforme permet d’attester qu’une photocopie est fidèle à un document administratif original.

Ce qui peut être certifié conforme à l’original :

Le service de l’administration des Français peut certifier conforme à l’original les copies des documents français exigées par une administration étrangère.

Exemple : dans le cadre de votre demande de permis de travail et carte de séjour au Vietnam, les autorités administratives vietnamiennes pourraient exiger la copie certifiée conformes des documents constituant la demande (diplômes, certificats de travail, bulletin n°3 au casier judiciaire, etc.).

Ce qui ne peut pas être certifié conforme à l’original :

Dans certains cas, la législation prévoit, sous peine d’irrecevabilité, que la certification conforme est de la compétence exclusive de l’autorité administrative ayant délivré le document original, comme :

  • copie ou ampliations d’actes de l’état civil
    - s’adresser à l’officier de l’état civil ayant établi l’acte (mairie, consulat…)

Pour obtenir une copie ou un extrait d’acte pour un évènement survenu en France métropolitaine ou dans les départements et collectivités d’Outre-Mer, cliquez ici
Pour obtenir une copie ou un extrait d’acte pour un événement d’état civil survenu à l’étranger, cliquez ici

  • copie de jugements
    - s’adresser au greffe du tribunal ayant établi le jugement
  • copie de lettres ou contrats commerciaux
    - s’adresser à la chambre de commerce et d’industrie
  • copie d’un acte notarié
    - s’adresser au notaire ayant établi l’acte
  • copie de documents établis en langue étrangère
    - s’adresser aux autorités administratives du pays concerné

Convention franco-vietnamienne : Dispense de légalisation de certains documents

La convention franco-vietnamienne du 24 février 1999 entrée en vigueur le 1er mai 2001 prévoit dans ses articles 25 et 26 la dispense de légalisation pour :
- les actes de l’état civil (acte de naissance, de mariage, de décès et de reconnaissance),
- les actes judiciaires (Kbis, jugements), Affidavis, déclarations écrites et documents enregistrés ou déposés dans les tribunaux judiciaires.

Pour prendre connaissance du texte intégral,cliquez ici

Pour les documents mentionnés dans la convention, l’administration vietnamienne ne doit donc normalement pas vous demander de :
- copie certifiée conforme des documents auprès de l’administration française
- légalisation des documents auprès du bureau des affaires consulaires vietnamien.

La présentation du document et de la traduction effectuée par un traducteur assermenté est suffisante.

Il en est de même pour la présentation des documents vietnamiens auprès de l’administration française.

Toutefois, tel qu’indiqué dans l’article 26 :
« si les autorités de l’Etat sur le territoire duquel l’acte est produit ont des doutes sérieux sur la véracité de la signature, sur la qualité dans laquelle le signataire de l’acte a agi, ou sur l’identité du sceau ou du timbre, elles peuvent demander à l’autorité centrale de l’Etat duquel provient l’acte ou le document d’en vérifier l’authenticité. Une telle démarche doit se limiter aux cas exceptionnels et être toujours motivée. »

Procédure :

Pour demander la certification conforme à l’original de documents originaux délivrés par une autorité administrative française et destinés à être utilisés auprès d’une autorité administrative étrangère, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec le service de l’administration des Français.

Pour prendre rendez-vous,cliquez-ici

Lors du rendez-vous, vous devrez présenter l’original (les copies et les scans d’originaux ne seront pas acceptés) et la copie du document à certifier (le consulat ne fait pas de photocopies).

La copie certifiée conforme est une procédure soumise à la perception d’un droit de chancellerie :
- 11€ par copie certifiée conforme de document pour les Français inscrits sur le registre des Français établis hors de France et leurs conjoint(e) et enfant(s) s’ils sont inscrits sur le registre de protection (voir article sur l’inscription consulaire)
- 21€ par copie certifiée conforme de document pour les autres personnes.

Les droits sont perçus en Vietnam Dong et en espèces exclusivement, au taux de chancellerie en vigueur.

publié le 09/03/2016

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