Etat civil

Etat civil : généralités, horaires, délivrance d’actes

L’ambassadeur, tel le maire d’une commune de France, est investi dans sa circonscription consulaire à l’étranger, des fonctions d’officier de l’état civil.

La section consulaire de l’ambassade tient les registres de l’état civil.

Par arrêté du 22 octobre 2010, la circonscription consulaire de Hanoi recouvre les provinces suivantes : Lai Chau, Dien Bien, Lao Cai, Ha Giang, Cao Bang, Son La, Yen Bai, Tuyen Quang, Bac Kan, Thai Nguyen, Lang Son, Phu Tho, Vinh Phuc, Hanoi, Bac Ninh, Bac Giang, Quang Ninh, Hoa Binh, Ha Tay, Hung Yen, Hai Duong, Hai Phong, Ha Nam, Nam Dinh, Thai Binh, Ninh Binh, Thanh Hoa, Nghe An, Ha Tinh, Quang Binh, Quang Tri, Kon Tum, Gia Lai, Dak Lak, Dak Nong, Lam Dong, Binh Phuoc, Tay Ninh, An Giang, Dong Thap, Kien Giang et Soc Trang. Voir carte des nouvelles circonscriptions consulaires.

Les autres provinces sont de la compétence du consulat général de France à Ho Chi Minh-Ville.

Attention, le consulat général de France à Ho Chi Minh-Ville ne peut pas recevoir de dossiers d’état civil dépendant de la circonscription consulaire de Hanoi.

L’officier de l’état civil de la section consulaire dressera directement, si la législation du pays d’accueil ne le lui interdit pas, les actes relatifs à des événements d’état civil survenus dans sa circonscription consulaire vous concernant, vous et votre famille (reconnaissance, naissance, mariage, décès).

Si l’acte a été établi par l’autorité locale, il pourra en transcrire le contenu sur ses registres consulaires, à votre demande, et vous délivrera également des copies de cette transcription.

L’accueil du public est organisé du lundi au vendredi, de 8h30 à 11h30 sans rendez-vous.

Le courrier peut-être envoyé à l’adresse suivante : Ambassade de France à Hanoi – Service de l’état civil – 57 Tran Hung Dao, Hanoi (Vietnam).

L’accueil téléphonique n’a lieu que les après-midi.

Liste des jours fériés de l’année

Pour obtenir la délivrance d’actes d’état civil, vous pouvez :

  • remplir un formulaire de demande en ligne, qui constitue le moyen le plus rapide. La copie ou l’extrait de l’acte demandé vous sera envoyé par courrier postal à l’adresse que vous aurez indiquée dans le formulaire.
  • effectuer une demande auprès de l’ambassade de France ou du consulat général de France qui a établi l’acte.

Les demandes d’actes d’état civil aux fins de recherches généalogiques, qu’elles soient professionnelles ou privées, ne pourront pas être formulées par le formulaire en ligne sur internet mais exclusivement par voie postale à l’adresse suivante : Ministère des affaires étrangères – Service central de l’état civil – Généalogie – 11, rue de la maison blanche – 44941 Nantes Cedex 9.
Pour être traitée, la demande devra être accompagnée impérativement d’une copie de l’autorisation du procureur de la République ou du mandat du notaire chargé d’une succession.

Naissance au Vietnam d’un enfant dont l’un des parents au moins est français

a) déclaration ou transcription de la naissance

Vous avez deux possibilités pour obtenir l’enregistrement de la naissance de votre enfant sur les registres de l’état civil consulaire de cette ambassade.

  • Vous pouvez déclarer la naissance à l’ambassade.

L’ambassade peut dresser un acte de naissance sur déclaration du père, de la mère, des deux parents, du médecin ou de la sage-femme qui a procédé à l’accouchement ou toute personne majeure qui a assisté à l’accouchement, dans un délai de 30 jours après la naissance.

Lors de la déclaration de naissance, les documents suivants devront être présentés :

  • justificatif de nationalité française du (ou des) parent(s) ;
  • certificat de naissance délivré par la clinique ou l’hôpital ;
    NB : le certificat de naissance devra être traduit en français par un traducteur assermenté si celui-ci est en vietnamien.
  • Si possible, l’original du livret de famille français du (ou des) parent(s) pour mise à jour ;
  • D’autres documents comme les copies d’actes de naissance et de mariage des parents pourront faciliter l’établissement de l’acte de naissance.

La présence du déclarant est obligatoire. Toutefois, si les parents ne sont pas mariés et qu’aucune reconnaissance n’a été effectuée, il est nécessaire que les deux parents viennent car cette déclaration conjointe vaudra reconnaissance.
Dans la mesure du possible, l’établissement de l’acte de naissance par déclaration est fait le jour-même à l’ambassade.

  • Vous pouvez demander la transcription de l’acte de naissance enregistré par les autorités locales

L’ambassade de France à Hanoi peut transcrire les actes de naissance vietnamiens enregistrés dans les provinces qui dépendent de sa circonscription consulaire.
Les demandes de transcription des actes de naissance vietnamiens enregistrés dans les autres provinces devront être traitées par le consulat général de France à Ho Chi Minh-Ville.

Une fois l’acte de naissance vietnamien enregistré à l’état civil par les autorités locales, le parent français peut solliciter la transcription de l’acte sur les registres consulaires de cette ambassade, en produisant les documents suivants :

  • une demande de transcription remplie et signée par le parent français (à télécharger ou à demander auprès du service de l’état civil de cette ambassade) ;
  • justificatif de nationalité française du (ou des) parent(s) ;
  • original de l’acte de naissance vietnamien de l’enfant (BAN CHINH) qui sera rendu après transcription ;
  • copie de l’original de l’acte de naissance vietnamien traduit en français par un traducteur assermenté ;
  • Si possible, l’original du livret de famille français du (ou des) parent(s) pour mise à jour ;
  • D’autres documents comme les copies d’actes de naissance et de mariage des parents pourront faciliter la transcription de l’acte de naissance.

Attention, si les parents ne sont pas mariés, il y a lieu de procéder à la reconnaissance de l’enfant.

Le dossier de demande de transcription de l’acte de naissance peut-être déposé au service de l’état civil ou être envoyé par courrier.

A partir de la date du dépôt ou de réception du dossier complet, un délai moyen d’une semaine est nécessaire pour procéder à cette formalité et permettre la délivrance des copies d’acte de naissance.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la rubrique « transcription » du site internet du ministère des affaires étrangères.

b) Les prénom(s) et nom de l’enfant

Lorsque qu’un enfant possède également la nationalité vietnamienne, les autorités locales exigent, lors de l’établissement de l’acte de naissance vietnamien, qu’un des prénoms de l’enfant soit d’origine vietnamienne. Dans un souci d’harmonisation de l’état civil français et vietnamien de l’enfant, cette ambassade vous conseille vivement de prendre en considération cette exigence locale lors de la décision du prénom de votre enfant à l’état civil français.

La loi n° 2002-304 du 4 mars 2002 modifiée par la circulaire du 25 octobre 2011 permet aux parents, sous certaines conditions, d’exprimer leur choix quant au nom de famille de l’enfant : nom du père, de la mère ou de chacun des parents dans l’ordre qu’ils souhaitent.
Afin de pouvoir vous conseiller utilement sur les conditions du choix de nom, cette ambassade vous invite à prendre contact avec le service de l’état civil avant de venir déclarer la naissance ou de faire une demande de transcription.

c) livrets de famille

Après enregistrement de sa naissance, votre enfant sera inscrit par l’ambassade dans un livret de famille.
Tous les enfants, qu’ils soient nés de parents mariés ou non mariés, ont un statut égal.
Un livret de famille unique, adapté aux différentes situations familiales, est délivré aux parents.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la rubrique « Livret de famille » du site internet du Ministère des affaires étrangères

Reconnaissance d’un enfant

Lorsque votre enfant est né hors mariage, renseignez-vous auprès du service de l’état civil de l’ambassade pour déterminer si une reconnaissance par le père, par la mère ou conjointe doit être souscrite en sa faveur.

La reconnaissance peut également être souscrite par les parents ou l’un d’entre eux avant la naissance de l’enfant auprès d’un officier de l’état civil français (auprès d’une mairie en France ou auprès d’une ambassade ou un consulat général français à l’étranger)

Mariage d’un(e) ressortissant(e) français(e) avec une personne vietnamienne

1) dépôt du dossier et publication des bans

Le décret n°2007-773 du 10 mai 2007 pour l’application de la loi n° 2006-1376 du 14 novembre 2006 relative au contrôle de la validité des mariages concerne les mariages qui seront célébrés à compter du 1er mars 2007. Elle renforce l’obligation d’obtenir un certificat de capacité à mariage, préalablement à l’union matrimoniale, si les époux envisagent de se marier devant les autorités étrangères.

L’obtention du certificat de capacité à mariage, est obligatoire pour que le mariage d’un ressortissant français, célébré par une autorité étrangère, soit opposable aux tiers en France. L’acte transcrit devient en effet nécessaire pour que les conjoints puissent se prévaloir de leur qualité d’époux, en France, auprès des tiers (les personnes autres qu’eux-mêmes et leurs familles).

La délivrance de ce certificat est liée à la constitution d’un dossier administratif, et à la publication obligatoire des bans.

Pour obtenir ce document, vous devez présenter les documents figurant dans la liste ci-jointe ainsi que de trois questionnaires : un questionnaire commun et deux questionnaires individuels.

Les dossiers peuvent être déposés personnellement à l’ambassade ou envoyés par voie postale.

L’ambassade de France à Hanoï peut instruire les dossiers de mariage dont le lieu de résidence familial du conjoint vietnamien est fixé dans une des provinces de sa circonscription consulaire.
Les dossiers dont le lieu de résidence familial du conjoint vietnamien est fixé dans une autre province seront instruits par le consulat général de France à Ho Chi Minh-Ville.

L’ambassade procédera alors à la publication des bans dans ses locaux et, si l’un des futurs époux réside en France, à la mairie de son domicile. Après 10 jours d’affichage et une fois reçu le certificat de non-opposition envoyée par la mairie française (compter un délai moyen de 2 mois), l’Ambassade vous délivrera un certificat de capacité à mariage et un certificat de célibat. Ces deux documents vous seront réclamés par l’administration vietnamienne. (les futurs époux doivent se renseigner directement auprès de l’autorité locale afin de connaitre la procédure de célébration du mariage)

2) transcription de l’acte de mariage vietnamien

Une fois célébré, le mariage sera transcrit sur les registres de l’état civil français sur demande expresse du conjoint français. Pour ce faire, il conviendra de nous faire parvenir :

  • une lettre manuscrite demandant la transcription dans les registres de l’Etat civil français de votre acte de mariage vietnamien ou remplir et signer le formulaire de demande de transcription ;
  • l’original de l’acte vietnamien (BAN CHINH) (qui sera rendu après transcription) ;
  • copie de l’original de l’acte de mariage vietnamien traduit en français par un traducteur assermenté ;
  • la copie du passeport français (notamment la page qui comporte le visa et tampon d’entrée au Vietnam, à l’occasion du mariage vietnamien).

A partir de la date de dépôt de la demande de transcription, un délai moyen d’une dizaine de jours est nécessaire pour procéder à cette formalité et permettre la délivrance de copies de l’acte de mariage et du livret de famille.

3) auditions

Vous pouvez être convoqués au service de l’état civil de l’Ambassade ou auprès de la mairie de votre domicile en France à un entretien, conjoint ou séparé, qui a pour objectif de vérifier que le mariage est conforme au droit français et qui peut se dérouler :

  • soit au moment du dépôt du dossier,
  • soit au moment du dépôt de demande de transcription.

A l’issue de cette audition, si l’ambassade a des doutes quant à la validité du mariage projeté ou célébré, elle peut décider de soumettre le dossier à l’appréciation du procureur de la République auprès du tribunal de grande instance de Nantes.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la rubrique « Transcription d’un mariage à l’étranger » du site internet du Ministère des affaires étrangères

4) Annulation d’un mariage

Merci de consulter le tableau ci-joint afin de connaitre les causes principales d’annulation d’un mariage.

5) Contrat de mariage

Si vous souhaitez faire un contrat de mariage, un projet de ce contrat doit être établi par un notaire en France. Ce projet de contrat devra être envoyé au service de l’état civil de l’Ambassade par courriel (ambafrance.hanoi@diplomatie.gouv.fr) et en format « Word  ».

Le contrat de mariage pourra être signé à l’ambassade par les futurs époux mais la signature devra avoir lieu avant la célébration du mariage vietnamien.
Il appartient aux futurs époux de prévoir la présence d’un interprète lors de la signature du contrat si l’un deux ne comprend pas le français.

Mariage à l’ambassade entre deux ressortissants français

L’ambassadeur de France au Vietnam est compétent pour célébrer un mariage à l’ambassade :

  • si les deux futurs époux sont français et si aucun d’entre eux ne détient la nationalité vietnamienne
  • et si l’un d’entre eux au moins est résident dans la circonscription consulaire.

Si vous remplissez ces conditions, vous devez prendre l’attache du service de l’état civil de l’ambassade au moins 3 mois avant la date prévue du mariage, afin de constituer votre dossier de mariage.

Validation d’un jugement de divorce vietnamien par les autorités françaises

Si vous avez divorcé au Vietnam, il est conseillé de demander la mise à jour de vos actes de l’état civil français par la mention de votre divorce.

Cette mise à jour est effectuée sur instructions du procureur de la République compétent, auprès duquel vous devez constituer un dossier de vérification d’opposabilité du jugement de divorce.

Celui-ci doit s’assurer que le divorce a été rendu par un tribunal compétent et qu’il n’est pas contraire à l’ordre public français.

Ce dossier doit comporter :

  • une demande de vérification d’opposabilité du jugement de divorce étranger (à rédiger sur papier libre en indiquant précisément les coordonnées du demandeur) ;
  • une copie du jugement de divorce étranger accompagnée de sa traduction en français ;
  • la preuve du caractère définitif du jugement de divorce (apposition d’un tampon « non frappé d’appel » sur la copie du jugement ou attestation de l’avocat) ;
  • a preuve du domicile et de la nationalité des époux au moment de l’introduction de la procédure de divorce ;
  • la copie des actes de naissance et/ou de mariage qui doivent être mis à jour par la mention du divorce.

Ce dossier doit être adressé directement par les intéressés :

  • au procureur de la République de Nantes – service civil du parquet – quai François Mitterrand – 44921 Nantes Cedex 9, si le mariage a été célébré à l’étranger ;
  • au procureur de la République du lieu de votre mariage s’il a été célébré en France.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la rubrique « Transcription d’un divorce à l’étranger » du site internet du Ministère des affaires étrangères.

Décès d’un ressortissant(e) français(e) au Vietnam

En cas de décès survenu au Vietnam, la déclaration de décès peut-être effectuée au service de l’état civil de l’ambassade.

1) la déclaration de décès à l’ambassade

Un acte de décès peut être établi par l’ambassade de France à Hanoi si le décès a eu lieu dans sa circonscription consulaire. Il n’y a pas de délai pour l’établissement d’un acte de décès.

Pour cela vous devez prendre contact avec le service de l’état civil pour déclarer le décès et vous présenter en personne muni des documents suivants :

  • le certificat de décès vietnamien établi par le comité populaire du lieu de décès, accompagné de sa traduction en français effectué par un traducteur assermenté ;
  • la preuve de la nationalité française de la personne défunte (carte d’identité, passeport, …) ;
  • si possible, le livret de famille de la personne défunte.

2) la transcription d’un acte de décès

L’ambassade de France à Hanoi peut transcrire les actes de décès vietnamiens enregistrés dans les provinces qui dépendent de sa circonscription consulaire.

Les demandes de transcription des actes de décès vietnamiens enregistrés dans les autres provinces devront être traitées par le consulat général de France à Ho Chi Minh-Ville.

La transcription de l’acte de décès local d’un ressortissant français survenu au Vietnam peut être demandée par correspondance. Elle peut intervenir à tout moment puisque aucun délai n’est fixé pour cette formalité.

En vue de la transcription de cet acte, vous devez joindre à votre demande :

  • une demande de transcription remplie et signée par le déclarant (à télécharger ou à demander auprès du service de l’état civil de cette ambassade) ;
  • l’original de l’acte de décès vietnamien (qui sera rendu après transcription) ;
  • copie de l’original de l’acte de décès vietnamien traduit en français par un traducteur assermenté ;
  • la preuve de la nationalité française de la personne défunte (carte d’identité, passeport, copie de l’acte de naissance, …) ;
  • si possible, le livret de famille de la personne défunte.

Un avis de décès sera ensuite adressé à la mairie du lieu de naissance de la personne défunte pour apposer la mention en marge de son acte de naissance.

3) La transcription d’un acte de décès d’un ressortissant étranger dont le conjoint est français.

Il est possible de transcrire l’acte de décès d’un ressortissant étranger dont le conjoint est français afin de mettre à jour le livret de famille.

Pour en savoir plus, vous pouvez joindre le service de l’état civil de cette ambassade au numéro suivant : (00 84) 4 39 44 57 00 ou consulter la rubrique « décès à l’étranger » du site internet du Ministère des affaires étrangères.

publié le 22/06/2016

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